NOTIFICACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE SER USADA Y DIVULGADA LA INFORMACIÓN REFERIDA A SU SALUD Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN.  

POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

 

NOTIFICACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

Vigente al 20 de mayo de 2010

 

La siguiente información es la política de privacidad (“Política de Privacidad”) de WhiteGlove Health Inc. (“Entidad Cubierta”) como se describe en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 y las normas promulgadas a partir de la misma, comúnmente conocidas como HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).  HIPAA requiere que por ley la Entidad Cubierta mantenga la privacidad de la información referida a su salud y que le proporcione un aviso de las obligaciones legales y políticas de privacidad de la Entidad Cubierta con respecto a la información de su salud.  Por ley todos estamos obligados al cumplimiento de los términos de esta Notificación de Confidencialidad.

 

La información referida a su salud

 

Nosotros recopilamos información de su salud a través de sus tratamientos, pagos y operaciones relacionadas con su atención médica, el proceso de solicitud e inscripción y/o proveedores de servicios médicos o planes de salud, o a través de otros medios que correspondan.  La información referida a su salud que está protegida por ley incluye básicamente cualquier información, verbal, escrita o registrada, que se crea o se recibe de ciertas entidades de atención médica, incluyendo proveedores de atención médica, como son médicos y hospitales, así como compañías o planes de seguros de salud. La ley protege específicamente la información de salud que contiene datos que se pueden usar para identificarlo como el paciente individual que está asociado con dicha información de salud, como su nombre, dirección, número de seguro social y otros.

 

Usos o divulgaciones de la información referida a su salud

 

Generalmente, no podemos usar o divulgar la información referida a su salud sin contar con su permiso.  Además, una vez que hemos obtenido su permiso, debemos usar o divulgar la información referida a su salud de conformidad con los términos específicos de dicho permiso.  Las siguientes son las circunstancias bajo las cuales la ley nos permite usar o divulgar la información referida a su salud.

 

Sin Su Consentimiento

 

Sin su consentimiento, nosotros podemos usar o divulgar la información referida a su salud a fin de proporcionarle los servicios y el tratamiento que requiere o que solicita, o para cobrar el pago de dichos servicios, y para realizar otras operaciones de atención médica relacionadas que de otra forma lo permite o lo requiere la ley.  También, podemos divulgar la información referida a su salud dentro y entre nuestra fuerza laboral a fin de cumplir con estos mismos propósitos.   Sin embargo, incluso con su permiso, debemos limitar dichos usos o divulgaciones a la mínima información referida a su salud que se requiera de manera razonable para brindar dichos servicios o completar dichas actividades.

 

Algunos ejemplos de actividades para tratamiento incluyen: (a) el otorgamiento, coordinación o gestión de los servicios de atención médica y relacionados por parte de los proveedores de atención médica; (b) consultas entre proveedores de atención médica relacionadas con un paciente; o (c) la referencia de un paciente para atención médica por parte de un proveedor a otro.

 

Algunos ejemplos de actividades para pago incluyen: (a) actividades de facturación y cobro y procesamiento de datos relacionados; (b) acciones que realiza un asegurador o proveedor de planes de salud para obtener primas o para determinar o cubrir sus responsabilidades de cobertura y otorgamiento de beneficios bajo su contrato de plan de salud o de seguros, determinaciones de elegibilidad o cobertura, adjudicación o subrogación de reclamaciones de beneficios de salud; (c) necesidad médica y conveniencia de las revisiones de atención médica, actividades de revisión de utilización; y (d) divulgación a las oficinas de información crediticia de información relacionada con la cobranza de primas o reembolsos.

 

Los ejemplos de operaciones de atención médica incluyen:

 

(a) elaboración de directrices clínicas; (b) contacto a pacientes con información sobre alternativas de tratamiento o comunicaciones relacionadas con manejo de casos o coordinación de atención médica; (c) revisión de las calificaciones y capacitación de los profesionales de atención médica; (d) suscripción de seguros y valoración de primas; (e) revisión médica, servicios legales y funciones de auditoría; y (f) actividades administrativas generales como servicio a clientes y análisis de datos.

 

Como lo Requiere la Ley

 

Podemos usar o divulgar la información referida a su salud hasta el punto donde dicho uso o divulgación lo requiera la ley y que el uso o divulgación cumpla con y esté limitado a los requerimientos relevantes de dicha ley.  Los ejemplos de casos en los que se nos requiere divulgar la información referida a su salud incluyen: (a) actividades de salud pública, incluyendo prevención o control de enfermedades u otras lesiones, vigilancia o investigaciones de salud pública, reporte a la Administración de Drogas y Alimentos de eventos adversos con respecto a alimentos o suplementos dietéticos o defectos de productos o problemas, vigilancia médica del lugar de trabajo o para evaluar si el individuo tiene una enfermedad o lesión laboral a fin de cumplir con la ley federal o estatal; (b) divulgaciones en relación con víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica, incluyendo reporte a las agencias de servicio social o de servicios de protección; (c) actividades de supervisión de la salud, incluyendo auditorías, investigaciones civiles, administrativas o penales, inspecciones, acciones para concesión de licencias o disciplinarias, o procedimientos o diligencias civiles, administrativas o penales u otras actividades necesarias para la supervisión apropiada de programas de beneficios gubernamentales; (d) procedimientos judiciales y administrativos como respuesta a una orden de una corte o tribunal administrativo, una orden judicial, citatorio, solicitud de descubrimientos, u otro proceso legal; (e) para efectos de aplicación de la ley con el fin de identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida, o para reportar crímenes en emergencias o reportar una muerte; (f) divulgaciones acerca de personas fallecidas para efecto de donación de órganos, ojos o tejido del cadáver; (g) para efectos de investigación bajo ciertas condiciones; (h) para evitar una amenaza grave a la salud o a la seguridad; (i) actividades militares y de veteranos; (j) actividades de seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección del Presidente y otros; (k) determinaciones de conveniencia médica por entidades que son componentes del Departamento de Estado; (l) instituciones correccionales y otras situaciones de aplicación de custodia; (m) entidades cubiertas que son programas gubernamentales que brindan asistencia pública y para compensación de trabajadores.

 

Todas las Otras Situaciones, Con Su Autorización Específica

 

Salvo que se permita o requiera lo contrario, como se especifica anteriormente, no podemos usar o divulgar la información referida a su salud sin su consentimiento por escrito.  Además, estamos obligados a usar o divulgar la información referida a su salud de manera consistente con los términos de su autorización.  Usted puede revocar en cualquier momento su autorización para usar o divulgar cualquier información referida a su salud, excepto en los casos en que ya hayamos obrado fundados en dicha autorización o, si usted proporcionó la autorización como una condición para obtener cobertura de seguros, otra ley otorga al asegurador el derecho de impugnar una reclamación bajo la póliza.

 

Actividades Misceláneas, Aviso

 

Nosotros podemos comunicarnos con usted para proporcionarle recordatorios de citas o información sobre alternativas de tratamientos u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de interés para usted.  Podemos contactarlo para recaudar fondos para la Entidad Cubierta.  Si somos un emisor de planes de salud de grupo o de seguros de salud o una organización de mantenimiento de la salud (HMO) con respecto a un plan de salud de grupo, podemos divulgar la información referida a su salud al patrocinador del plan.

 

Sus derechos con respecto a la información referida a su salud

 

De conformidad con la HIPAA, usted tiene ciertos derechos con respecto a la información referida a su salud.  La siguiente información es una descripción breve de sus derechos y sus obligaciones con respecto a la ejecución de dichos derechos.

 

Derecho a solicitar restricciones sobre el uso o divulgación

 

Usted tiene derecho a solicitar la restricción de ciertos usos y divulgaciones de la información referida a su salud.  Puede solicitar restricciones sobre los siguientes usos o divulgaciones: para realizar tratamientos, pagos u operaciones de atención médica; (b) divulgaciones a miembros de la familia, parientes o amigos personales cercanos sobre la información referida a su salud directamente concerniente a su atención o pago relacionado con su atención médica, o su ubicación, condición general o muerte; (c) casos en los que usted no esté presente o que prácticamente no sea posible obtener su permiso debido a su incapacidad o una circunstancia de emergencia; (d) permitir a otras personas actuar a su nombre para recoger recetas extendidas, suministros médicos, rayos X u otras formas similares de información referida a su salud; o (e) divulgación a una entidad pública o privada autorizada por ley o por su escritura constitutiva a brindar ayuda en casos de desastre.

 

Aunque no estamos obligados a aceptar ninguna restricción solicitada, en caso de que aceptemos dicha restricción, estamos obligados a no usar o divulgar la información referida a su salud que viole dicha restricción, excepto en ciertas situaciones de emergencia.   No aceptaremos una solicitud para restringir el uso o la divulgación que de otra forma lo requiera la ley.

 

Derecho a recibir comunicaciones confidenciales

 

Usted tiene derecho a recibir comunicaciones confidenciales sobre la información referida a su salud.  Podemos requerirle que lo solicite por escrito.  Podemos condicionar la entrega de comunicaciones confidenciales a que usted nos proporcione información acerca de cómo se realizará el pago y que nos especifique un domicilio alterno u otro método de contacto.  Podemos requerir que una solicitud contenga una declaración en que se especifique que la divulgación de todo o parte de la información a la que pertenece la solicitud puede ponerlo en riesgo.  No podemos requerirle que nos de una explicación sobre en qué se basa su solicitud como condición para enviarle comunicaciones de manera confidencial. Debemos permitirle que solicite y debemos adaptar las solicitudes razonables de usted para recibir de nosotros comunicaciones de información referida a su salud por medios alternos o en ubicaciones alternas.  Si somos un plan de atención médica, debemos permitirle que solicite y debemos adaptar las solicitudes razonables de usted para recibir de nosotros comunicaciones de información referida a su salud por medios alternos o en ubicaciones alternas si claramente nos indica que la divulgación de toda o parte de dicha información lo puede poner en riesgo.

 

Derecho a inspeccionar y copiar la información referida a su salud

 

Su conjunto designado de archivos es un grupo de registros que mantenemos e incluye sus registros médicos y registros de facturación o los sistemas de registros de inscripción, pagos, adjudicación de reclamaciones y de gestión de casos o gestión médica que correspondan.  Usted tiene el derecho de acceder con el fin de inspeccionar y de obtener una copia de la información referida a su salud que contiene su conjunto designado de archivos, a excepción de (a) notas de psicoterapia, (b) información compilada con anticipación razonable de, o para el uso en, una diligencia o procedimiento civil, criminal o administrativo, e (c) información de salud que mantenemos y que permitirle el acceso a la misma estaría prohibido por la ley.  Podemos requerirle que lo solicite por escrito.  Deberemos proporcionarle el acceso a la información referida a su salud en la forma o formato que lo solicite, si puede producirse fácilmente en dicha forma o formato o, en caso contrario, de forma impresa legible o alguna otra forma o formato.  Podemos proporcionarle un resumen de la información referida a su salud que nos solicitó, en vez de proporcionarle acceso a la información referida a su salud o le podemos dar una explicación de la información referida a su salud a la que se le proporcionó acceso, si de antemano acepta dicho resumen o explicación y acepta los cargos correspondientes por dicho resumen o explicación. Le proporcionaremos el acceso que solicita de manera oportuna, incluyendo arreglar con usted un tiempo y lugar conveniente para inspeccionar u obtener copias de la información referida a su salud o enviarle por correo una copia previa solicitud.  Discutiremos el alcance, formato y otros aspectos de su solicitud de acceso conforme sea necesario para facilitarle el acceso oportuno.  Si solicita una copia de la información referida a su salud o acepta un resumen o explicación de dicha información, podemos hacerle un cargo razonable en base al costo de copias, gastos de envío si lo solicita por correo y los costos de preparar una explicación o resumen conforme se acuerde de antemano. Nos reservamos el derecho de negarle el acceso a y las copias de cierta información referida a su salud conforme nos lo permita o lo requiera la ley.  Intentaremos de manera razonable ajustar cualquier solicitud de información referida a su salud, hasta donde sea posible, dándole acceso a otra información referida a su salud excluyendo la información para la cual tengamos motivos de negarle su acceso.  En el caso de rechazar alguna solicitud de acceso o solicitud de información, le proporcionaremos un rechazo por escrito especificando la base jurídica para dicho rechazo, una declaración de sus derechos y una descripción de cómo puede presentar una queja con nosotros Si no obra en nuestro poder la información sujeta a su solicitud de acceso pero conocemos dónde se conserva dicha información, le informaremos dónde podrá dirigirse para solicitar su acceso.

 

Derecho a modificar la información referida a su salud

 

Usted tiene derecho a solicitar que modifiquemos la información referida a su salud o algún registro acerca de usted que obre en su conjunto designado de archivos, durante todo el tiempo en que mantengamos dicho conjunto designado de archivos.  Tenemos el derecho de rechazar su solicitud de modificación en los siguientes casos: (a) si determinamos que la información o registro sujetos a la solicitud no fueron creados por nosotros, a menos que nos proporcione una base razonable para creer que quien originó la información ya no está disponible para actuar en la modificación solicitada, (b) si la información no es parte de su conjunto designado de archivos que mantenemos, (c) si está prohibida la revisión legal de la información, o (d) si la información es veraz y completa.  Le podemos requerir que proporcione solicitudes por escrito y establezca una razón que apoye la modificación solicitada.  Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos un rechazo por escrito indicando la base del rechazo, su derecho a entregar una declaración escrita donde no esté de acuerdo con el rechazo y una descripción de cómo presentar una queja con nosotros o con la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos (“DHHS”) de los Estados Unidos.  Este rechazo también incluirá un aviso de que si no presenta una declaración de no estar de acuerdo, puede solicitar que incluyamos su solicitud de modificación y el rechazo con cualquier divulgación futura de la información referida a su salud sujeta a la modificación solicitada.  Las copias de todas las solicitudes, rechazos y declaraciones de no estar de acuerdo se incluirán en su conjunto designado de archivos.  Si aceptamos su solicitud para una modificación, haremos los esfuerzos razonables para informar y proporcionar la modificación dentro de un tiempo razonable a las personas identificadas por usted como personas que recibieron información referida a su salud antes de la modificación y personas que sabemos que tienen información referida a su salud sujeta a modificación y que pueden haberse basado, o probablemente se basen, en dicha información para detrimento de usted.  Todas las solicitudes de modificaciones se deberán enviar a Privacy Officer, 1601 S. Mopac Expwy, Suite 450, Austin, TX 78746.

 

Derecho a recibir un registro de divulgaciones de la información referida a su salud

 

A partir del 14 de abril de 2003, usted tiene derecho a recibir un registro escrito de todas las divulgaciones de la información referida a su salud que hemos hecho dentro del periodo de seis (6) años inmediatamente anteriores a la fecha en que se solicite dicho registro.  Puede solicitar un registro de divulgaciones por un periodo menor a seis (6) años a partir de la fecha de la solicitud. Dichas divulgaciones incluirán la fecha de cada divulgación, el nombre y, en caso de conocerse, la dirección de la entidad o persona que recibió la información, una breve descripción de la información que se divulgó y una breve declaración del propósito y la base para la divulgación o, en lugar de dicha declaración, una copia de su autorización por escrito o solicitud por escrito de divulgación relativa a dicha información.  No estamos obligados a proporcionar registros de divulgaciones para los fines siguientes: (a) tratamiento, pago y operaciones de atención médica, (b) divulgaciones de conformidad con su autorización, (c) divulgaciones a usted, (d) para el director de un centro o a las personas implicadas en su atención, (e) para fines de seguridad nacional o inteligencia, (f) a instituciones correccionales y (g) con respecto a divulgaciones anteriores al 4/14/03.  Nos reservamos el derecho de suspender temporalmente su derecho a recibir un registro de divulgaciones a agencias de supervisión de la salud o a funcionarios del orden público, como lo requiere la ley.  Le proporcionaremos el primer registro en cualquier periodo de doce (12) meses sin cargo alguno, pero le realizaremos un cargo razonable basado en los costos para responder a cualquier solicitud subsecuente de registros dentro del mismo periodo de doce (12) meses.  Todas las solicitudes de registros se deberán enviar a Privacy Officer, 1601 S. Mopac Expwy, Suite 450, Austin, TX 78746.

 

Quejas

 

Puede presentar una queja con nosotros y con la Secretaría de DHHS si considera que se violaron sus derechos a la privacidad.  Puede enviar su queja por escrito por correo postal o vía electrónica a nuestro Privacy Officer, en 1601 S. Mopac Expwy, Suite 450, Austin, TX 78746 o privacyofficer@whiteglove.com.  Una queja deberá nombrar la entidad sujeta a la queja y describir los actos u omisiones que se consideran violatorios de los requerimientos aplicables de la HIPAA o de esta Política de Privacidad.  Deberemos recibir su queja o deberá presentarla con el Secretario de DHHS dentro de los 180 días a partir de cuando supo o debería haber sabido que ocurrió el acto u omisión correspondiente.  No se tomarán represalias contra usted por presentar una queja.

 

Modificaciones a esta Política de Privacidad

 

Nos reservamos el derecho de revisar o modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento.  Estas revisiones o modificaciones pueden hacerse efectivas para toda la información referida a su salud que conservamos aunque se haya creado o recibido antes de la fecha de vigencia de la revisión o modificación.  Le proporcionaremos un aviso de cualquier revisión o modificación a esta Política de Privacidad, o de los cambios en la ley que afecten esta Notificación de Confidencialidad, por correo postal o electrónico dentro de los siguientes 60 días después de la fecha de vigencia de dicha revisión, modificación o cambio.

 

Acceso continuo a la Política de Privacidad

 

Le proporcionaremos una copia de la versión más reciente de esta Política de Privacidad en cualquier momento que lo solicite al Privacy Officer en 1601 S. Mopac Expwy, Suite 450, Austin, TX 78746 o en la siguiente dirección de sitio Email: privacyofficer@whiteglove.com.  Para cualquier otra solicitud o información adicional acerca de la confidencialidad de la información referida a su salud y para información acerca de la presentación de una queja con nosotros, por favor comuníquese con nuestro oficial de privacidad en la dirección o correo electrónico que se indican anteriormente.

 

 

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